“Pensare e fare, fare e pensare – questa è la somma di tutta la saggezza. Entrambe le cose devono sempre procedere nella vita, avanti e indietro, come inspirando ed espirando. Chiunque lo rende una regola per testare l’azione con il pensiero, il pensiero con l’azione, non può vacillare, e se lo fa, saprà presto riportarsi sulla giusta strada.”
Johann Wolfgang von Goethe
Si pensa spesso che il project management sia un insieme complesso e complicato di tecniche e metodologie, ma questo è vero solo in parte.
Un modo efficace ed efficiente per impostare un progetto in modo visuale e partecipato è quello del Project Model Canvas, ispirato e derivato dal Business Model Canvas, strumento che permette di chiarire in modo rapido, sintetico e condiviso quelli che sono gli obiettivi di progetto e gli elementi essenziali per la sua giustificazione.
In una sessione di workshop facilitato, che di solito richiede al massimo qualche giornata, si identificano e definiscono tutti gli elementi di alto livello che costituiscono i termini essenziali di riferimento per affrontare il progetto, dando una risposta alle domande fondamentali che chiunque dovrebbe porsi nell’affrontare un progetto:
- Perché faccio il progetto?
- Cosa devo fare?
- Come va fatto?
- Quando e quanto va fatto?
- Chi deve fare cosa?
Si parte dalla individuazione delle motivazioni che ci spingono a fare il progetto, si passa quindi a definire gli obiettivi (espressi in termini S.M.A.R.T. – Specifici, Misurabili, Raggiungibili [Achievable], Realistici, legati al Tempo), e quindi alla giustificazione del progetto (espressa in termini di un rapporto adeguato tra costi/benefici e rischi).
Si passa quindi a definire il prodotto/servizio che il progetto deve realizzare, i requisiti, i pacchetti di lavoro, i tempi, i costi e le parti interessate. Infine, a partire dalla messa a fuoco di vincoli e supposizioni su cui si basa il progetto, possiamo identificare i rischi che possono costituire minacce che si infrappongono al raggiungimento degli obiettivi di progetto o anche costituire opportunità su cui fare leva per aumentare i benefici del progetto.
Una volta che questi elementi essenziali sono stati definiti si dispone di uno strumento decisionale che può essere utilizzato per scegliere di dare l’avvio al progetto e anche lungo tutto il progetto per prendere le decisioni strategiche intorno al progetto.
L’esperienza mi ha insegnato che tale approccio è ideale per piccole realtà e in contesti agili, perché permette di ridurre al minimo il formalismo e ampliare al massimo l’efficacia del team di lavoro. Ma mi è capitato di applicarlo anche in grandi aziende multinazionali per facilitare la definizione condivisa di progetti complessi, nei loro primi passi.
